Mục lục
Bài viết này HocToan123.com chia sẻ với các bạn cách sử dụng ứng dụng Zoom. Một trong những ứng dụng tạo cuộc họp, dạy học trực tuyến (online).
*Chú ý: Phần mềm Zoom có thể cài đặt được trên máy tính hoặc điện thoại.
I. Cài đặt ứng dụng Zoom
1. Trên máy tính
Để cài đặt ứng dụng zoom trên máy tính: https://zoom.us/download. Màn hình Download Center sẽ hiển thị ra, sau đó các bạn chọn nút “Download” dưới mục “Zoom Client for Meetings” để tải ứng dụng này.
– Sau khi tải xong ứng dụng, hãy tiến hành cài đặt ứng dụng bằng cách mở ứng dụng vừa tải về. Ứng dụng sẽ tự động được cài đặt.
– Sau khi cài đặt hoàn tất, biểu tượng ứng dụng sẽ hiển thị ở ngoài màn hình chính làm việc của các bạn.
2. Trên điện thoại
Để cài đặt ứng dụng Zoom trên điện thoại:
– các bạn click vào biểu tượng App Store đối với hệ điều hành iOS hoặc biểu tượng “Google Play” với hệ điều hành Android và gõ tìm kiếm ứng dụng “Zoom cloud mettings” và tải về.
II. Đăng nhập tài khoản Zoom
1. Trên máy tính
Sau khi cài đặt thành công, các bạn mở ứng dụng lên, để đăng nhập, các bạn click vào nút “Sign In”.
– Nếu các bạn chưa đăng ký tài khoản Zoom, các bạn click vào biểu tượng “Sign Up Free” và nhập email của các bạn vào. Sau đó click vào nút “Sign In”. Ngoài ra các bạn có thể đăng nhập bằng tài khoản google hoặc facebook của các bạn.
– Nếu đăng nhập bằng email, hệ thống sẽ tự động gửi thư xác nhận để kích hoạt tài khoản Zoom về mail của các bạn. các bạn mở thư và chọn nút “Active Acount” hoặc chọn đường link để điền thông tin tài khoản.
+ Chú ý khi đặt Password:
▪ Phải có ít nhất 8 ký tự gồm cả chữ cái và chữ số.
▪ Bao gồm chữ cái thường và chữ in hoa.
▪ Không nên chứa 1 ký tự (aaaaaaaa hoặc 11111111) hoặc chỉ chứa các ký tự liên tiếp (12345678 hoặc abcdefgh)
– Sau khi điền đầy đủ thông tin, các bạn chọn Continue. Sau khi chọn Continue, cửa sổ mời mọi người tham gia Zoom sẽ hiện ra, tại đây các bạn có thể mời các bạn bè của các bạn sử dụng Zoom bằng cách điền email rồi chọn Invite hoặc các bạn có thể bỏ qua bước này.
2. Đăng nhập trên điện thoại
– Các bạn mở ứng dụng Zoom lên, sau đó các bạn nhập email, tên đăng nhập và các bạn click chọn “I agree to the Teams of Service” để đăng ký tài khoản, sau đó hệ thống sẽ trả về mã phòng họp “Meeting ID”. các bạn click vào nút “Sign In” để hoàn tất đăng ký
III. Các chức năng của ứng dụng Zoom
1. Home
– Màn hính chính cho phép các bạn tạo cuộc họp, tham gia cuộc họp, tạo lịch họp và chia sẻ màn hình.
1.1. Tạo cuộc họp
– Chọn Home → chọn New meeting
– Màn hình sẽ hiển thị hộp thoại để các bạn lựa chọn nghe âm thanh qua máy tính hay tai nghe? Nếu các bạn muốn máy tính tự động chọn âm thanh trên máy tính khi tham gia cuộc họp thì các bạn tích vào dòng chữ cuối cùng hộp thoại “automatically join audio on computer when joining a meeting”.
– Màn hình cuộc họp sẽ hiển thị như sau:
a) Hiển thị thông tin cuộc họp,
b) Hiển thị chế độ phóng to màn hình
c) Mute: Bật/Tắt mic của các bạn
d) Stop Video: Bật/Tắt hình ảnh camera của các bạn
e) Invite: Mời thêm người khác tham gia cuộc họp bằng thư điện tử (email) hoặc bằng danh
sách liên hệ đã lưu.
f) Manage Participants: Hiển thị số lượng và danh sách tất cả các thành viên tham gia cuộc
họp.
Nếu các bạn là chủ cuộc họp (Meeting Host) các bạn có thể bật hoặc tắt âm thanh hay màn hình thành viên tham gia cuộc họp. Khi các bạn click vào nút more cạnh tên thành viên, các bạn có thể cho thành viên đó rời đi, đổi tên, nhắn tin hoặc đưa thành viên đó lên là chủ cuộc họp.
g) Share Screen: Chia sẻ màn hình của các bạn (chia sẻ mọi thứ đang chạy trên màn hình của các bạn).
+ Khi các bạn click vào chức năng này, một hộp thoại xuất hiện: Tại đây các bạn có thể nhấp vào từng mục để chia sẽ màn hình, bảng vẽ điện tử, file lưu trực tuyến, ….
+ Để kết thúc chức năng chia sẻ màn hình. các bạn chọn “stop sharing” màu đỏ trên cùng màn hình
h) Chat: Trao đổi thông tin (chat) với một hoặc tất cả thành viên đang tham gia cuộc họp.
i) Record: Ghi lại cuộc họp (Việc này chỉ thực hiện được nếu các bạn được phép từ người
điều hành cuộc họp). Trong quá trình diễn ra cuộc họp các bạn có thể ngừng hoặc tiếp tục ghi âm khi nào các bạn muốn.
Sau khi các bạn rời cuộc họp hoặc kết thúc cuộc họp, file ghi âm sẽ được lưu lại thư mục zoom trong thư mục tài liệu trên máy tính của các bạn và trong Meeting → Recorded trên ứng dụng Zoom.
j) Reactions: là các biểu tượng cảm xúc vỗ tay hoặc thích.
k) End Meeting: Kết thúc cuộc họp. Khi các bạn click vào chức năng này, màn hình sẽ hiển
thị lựa chọn các bạn muốn kết thúc cuộc họp cho tất cả thành viên (end Meeting for All) hay chỉ các bạn rời cuộc họp (Leave Meeting)
1.2. Tham gia cuộc họp:
– Chọn home→ Chọn join để tham gia cuộc họp.
– Hộp thoại “Join Meeting” sẽ hiển thị lên, các bạn điền ID cuộc họp hoặc tên liên kết cá nhân được chia sẻ cho các bạn. Ngoài ra, các bạn có thể lựa chọn không kết nối âm thanh và tắt video của các bạn đi.
– Chọn “Join” để tham gia cuộc họp.
1.3. Tạo lịch họp (Schedule)
– Chọn Home → Chọn schedule
– Hộp thoại Schedule meeting hiển thị, sau đó các bạn hoàn thành các mục bên dưới.
+ Topic (Chủ đề): Nhập một chủ đề hoặc tên cho cuộc họp của các bạn.
+ Start (Bắt đầu): Chọn một ngày và thời gian cho cuộc họp của các bạn. các bạn có thể bắt đầu cuộc họp của các bạn bất cứ lúc nào trước thời gian dự kiến.
+ Duration (Thời lượng): Chọn thời lượng gần đúng của cuộc họp. Điều này chỉ dành cho mục đích lập kế hoạch. Cuộc họp sẽ không kết thúc sau khoảng thời gian này.
+ Time Zone (Múi giờ): Theo mặc định, Zoom sẽ sử dụng múi giờ trên máy tính của thầy cô. Nhấp vào menu thả xuống để chọn múi giờ khác.
+ Recurring meeting (Cuộc họp định kỳ): Chọn nếu các bạn muốn một cuộc họp định kỳ (ID cuộc họp sẽ giữ nguyên cho mỗi phiên).
+ Video
+ Host (Chủ cuộc họp) Chọn bật/tắt nếu các bạn muốn bật hoặc tắt video máy chủ khi tham gia cuộc họp. Ngay cả khi các bạn chọn tắt, máy chủ sẽ có tùy chọn để bắt đầu video của họ.
+ Paticioants (Người tham gia): Chọn bật/tắt nếu các bạn muốn bật hoặc tắt video của người tham gia khi tham gia cuộc họp. Ngay cả khi các bạn tắt, những người tham gia sẽ có tùy chọn để bắt đầu video của họ.
+ Âm thanh (audio): Cho phép người dùng chỉ gọi qua điện thoại, chỉ gọi qua máy tính hoặc cả hai.
+ Lịch: Chọn một dịch vụ lịch để thêm cuộc họp và gửi lời mời đến những người tham gia.
+ Advanced options (Tùy chọn nâng cao): Nhấp vào mũi tên để xem các tùy chọn cuộc họp bổ sung.
– Chọn schedule để hoàn tất tạo lịch.
1.4. Chia sẻ màn hình
Cho phép người dùng chia sẻ màn hình của mình tới 1 cuộc họp, tương tự với chức năng chia sẻ màn hình trong tạo cuộc họp mới “New Meeting”.
– Chọn Home → chọn Share screen
– Sau đó màn hình sẽ hiển thị hộp thoại chia sẻ màn hình (Share screen). Người dùng nhập khóa chia sẻ hoặc ID cuộc họp và mật khẩu (nếu cần).
2. Chat
– Màn hình chat cung cấp cho các bạn các chức năng chính sau đây
2.1. Trả lời tin nhắn
+ các bạn chọn tin nhắn cần trả lời→ click vào biểu tượng chat → viết câu trả lời → Enter
2.2. Thêm các icon cảm xúc, chia sẻ ảnh chụp màn hình, file.
+ các bạn click lần lượt vào các biểu tượng sau: để chia sẻ ảnh chụp màn hình, file hoặc gửi biểu tượng cảm xúc tương ứng.
2.3. Đánh dấu tin nhắn quan trọng
+ các bạn click vào biểu tượng More (…) hoặc click chuột phải vào tin nhắn và chọn “Star messages”.
+ Sau khi đánh dấu tin nhắn sẽ được lưu vào phần “Starred Messages”.
2.4. Sửa tin nhắn: các bạn click vào biểu tượng More (…) bên phải tin nhắn hoặc click chuột phải vào tin nhắn và → chọn edit để sửa tin nhắn →Chọn save.
2.5. Định dạng chữ
+ các bạn nhập tin nhắn muốn gửi và bôi đen tin nhắn đó. Sau đó Zoom sẽ hiển thị các lựa chọn để định dạng chữ
2.6. Xóa 1 tin nhắn, file, ảnh hoặc tệp GIF
+ các bạn click vào biểu tượng More (…) hoặc click chuột phải vào tin nhắn và chọn delete
2.7. Chia sẻ tin nhắn, file, hoặc tranh
+ các bạn click vào biểu tượng More (…) và chọn share message …
+ Hộp thoại “share message” sẽ xuất hiện và các bạn chọn tài khoản các bạn muốn chia sẻ tin nhắn bằng cách chọn một tài khoản hoặc kênh đã có sẵn trong danh bạ (Lưu ý chỉ được chọn một tài khoản hoặc kênh)
2.8. Soạn tin nhắn mới cho cho tài khoản khác
+ click vào biểu tượng “New chat or channel”
+ Chọn New chat. Nếu tài khoản các bạn không có trong danh bạ, các bạn có thể gửi yêu cầu liên lạc.
2.9. Tạo kênh (channel) mới
+ click vào biểu tượng “New chat or channel”
+ Chọn “Create a channel”
+ Hộp thoại Create a channel sẽ hiển thị ra, các bạn đặt tên dưới mục “Channel Name” và mời thành viên vào tham gia dưới mục “Invite members”.
+ Chọn cài đặt riêng tư cho kênh.
▪ Riêng tư: chỉ những tài khoản được mời mới tham gia vào kênh được.
▪ Công cộng: Bất kỳ ai trong tổ chứcc cũng có thể tham gia
+ Chọn “Create Channel”
2.10. Liên lạc quan trọng:
Các bạn có thể đánh dấu các tài khoản quan trọng hoặc kênh quan trọng bằng cách click vào biểu tượng hình sao. Tài khoản được đánh dấu sao sẽ di chuyển vào phần Starred” trong mục Danh bạ “Contact”. Ngoài ra các bạn có thể gọi choh tài khoản khác hoặc những người trong kênh bằng cách click vào biểu tượng video
3. Meeting
Màn hình Meeting cho phép các bạn thực hiện các chức năng liên quan đến cuộc họp như sau: 3.1.
Tạo lịch họp mới
– Chọn meeting → chọn biểu tượng schedule Meeting
– Chọn schedule Meeting
– Hộp thoại schedule Meeting được bật lên, các bạn điền thông tin tương tự phần 1.3
3.2. Bắt đầu cuộc họp
– Chọn meeting → chọn upcoming → chọn lịch các bạn muốn thay đổi → chọn Start.
3.3. Sắp xếp lại một cuộc họp mà các bạn tạo lịch:
– Chọn meeting → chọn upcoming → chọn lịch các bạn muốn thay đổi → chọn edit → chọn
save.
Lưu ý: Nếu các bạn cần sắp xếp lại một cuộc họp, chỉ cần cập nhật lịch trình của các bạn trên dịch vụ lịch (mà các bạn đã chọn trong phần tạo lịch họp) mà không cần thiết phải cập nhật cuộc họp trên ứng dụng Zoom.
3.4. Xóa lịch cuộc họp
– Chọn meeting → chọn upcoming → chọn lịch các bạn muốn xóa → chọn delete
– các bạn cũng có thể xóa lịch họp trên ứng dịch vụ lịch (mà các bạn đã chọn trong phần tạo lịch họp)
3.5. Làm việc với file ghi
– Chọn Meeting → chọn recorded → chọn tên file ghi
+ Open: Mở thư mục chứa các tập tin đã ghi lại.
+ Play: phát video file ghi bằng trình phát phương tiện mặc định của máy tính
+ Play Audio: Phát âm thanh cuộc họp đã ghi bằng trình phát phương tiện mặc định của máy tính
+ Delete: Xóa file ghi âm
4. Contact (danh bạ)
Là nơi lưu trữ các tài khoản hoặc nhóm để liên lạc. Mặc định những tài khoản ở cùng trong một tổ chức sẽ được hiển thị sẵn trong “Company Director”. Các chức năng chính trong danh bạ bao gồm:
4.1. Thêm một liên hệ bên ngoài
+ Chọn Contacts
+ Chọn vào biểu tượng
+ Chọn Add a contact
+ Hộp thoại Add a contact được bật lên, sau đó các bạn nhập địa chỉ email của người
các bạn muốn tạo. Sau đó chọn Add contact.
4.2. Tạo kênh mới
+ Chọn Contacts
+ Chọn vào biểu tượng
+ Chọn Create a channel
+ Hộp thoại Create a channel sẽ hiển thị ra, các bạn thực hiện các bước còn lại giống
mục 2.9 đã nêu trên.
4.3. Tham gia một nhóm
+ Chọn Contacts
+ Chọn vào biểu tượng
+ Chọn Join a channel
+ Hộp thoại Join a chennal hiển thị, các bạn có thể nhìn thấy danh sách các nhóm mà các bạn có thể tham gia bên dưới.
+ Các bạn chọn nhóm và click Join
Các kênh các bạn đã tham gia sẽ được biểu thị bằng biểu tượng nhóm trong danh sách trò chuyện của các bạn. Danh sách trò chuyện cũng sẽ cho biết nếu kênh là Công khai hay Riêng tư.
4.4. Sửa đổi kênh
Lưu ý: chỉ sửa đổi với kênh mà do các bạn tạo ra
+ Chọn Contacts
+ Chọn channels để hiển thị danh sách các kênh mà các bạn tham gia o các bạn chọn kênh mà các bạn đã tạo, sau đó chọn edit
+ Sau khi sửa đổi, các bạn chọn Save changes.